Uw dossier

Uw Dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat een psycholoog een dossier aanlegt: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat uw psycholoog vanaf het moment van uw aanmelding uw gegevens hierin noteert. Het gaat om gegevens over uw gezondheid, bijvoorbeeld uw voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals uw naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverleners zijn wij verplicht om uw identiteit vast te stellen en uw Burgerservicenummer (BSN) te noteren.

In uw dossier worden ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die via andere zorgverleners verkregen zijn, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar/verwijzer, bewaard.

Beveiliging van uw dossier

Alle wettelijk verplichte maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan is uw psycholoog verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Uw psycholoog zal u dan ook op de hoogte stellen.

Toegang tot uw dossier

Alle personen in de praktijk die bij uw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot uw dossier. Dit geldt ook voor de collega’s die vervangen bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn eveneens gehouden aan het beroepsgeheim. Uw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om u van goede zorg te voorzien.

Huisarts/verwijzer

Alleen met uw toestemming mogen wij (de psychologen) informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie u doorverwezen wordt. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit uw dossier.

Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal u opnieuw om toestemming gevraagd worden, zodat u weet welke informatie met welke doel gedeeld wordt en met wie. Als u toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie u doorverwezen wordt, dan wordt daarvan een notitie in het dossier gezet. Bij bezwaar zal de informatie niet verstrekt worden.

Bewaartermijn van uw dossier

Als uw behandeling is afgerond, wordt uw dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als u uw dossier wilt laten vernietigen dan kan de bewaartermijn korter zijn (zie hieronder bij “Uw rechten”).

Uw rechten

Als cliënt hebt u volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over u worden vastgelegd in uw dossier. Namens u kan ook uw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door u schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar uw behandelaars oordeel uw belangen zouden schaden, dan hoeft uw behandelaar daaraan geen gehoor te geven.

• Recht op inzage en afschrift

U hebt recht om uw dossier in te zien en u kunt om een kopie vragen; uw behandelaar reageert binnen één maand op uw verzoek. U hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mag op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding worden gevraagd. Als u digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mag uw behandelaar u ook digitaal een kopie van uw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals uw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor uw inzagerecht (tenzij deze gegevens door uzelf zijn verstrekt). Uw behandelaar zal u daar in dat geval over informeren.

• Recht op correctie of aanvulling

Als u vindt dat bepaalde gegevens in uw dossier niet kloppen, dan kunt u uw behandelaar vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van het professionele oordeel van uw behandelaar is niet mogelijk. Wel kan uw behandelaar, indien u dat wenst een aanvullende verklaring met uw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens u op dat moment niet relevant, maar wilt u ze toch bewaren, dan kunt u verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. Uw behandelaar reageert binnen één maand op uw verzoek.

• Recht op vernietiging

U kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) uw gegevens uit uw behandeldossier te laten vernietigen. Wij reageren dan binnen een maand op uw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan uw verzoek te voldoen, zal uw behandelaar dat aan u laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.

Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor uw gegevens in onze administratie (o.a. factuur, zorgvraagtypering) geldt dat Praktijk voor Psychologie deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moet bewaren.

In een aantal gevallen kan uw behandelaar op grond van de wet weigeren aan uw verzoek te voldoen; uw behandelaar zal u dan uitleggen waarom.

Zorgverzekeraars

• Behandelaren zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, BSN). Als u hier bezwaar tegen hebt, kunt een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee u aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar (deze vindt u aan de laatste pagina van dit document). Op declaraties  hoeven wij de behandeldiagnose niet te vermelden. Wel moet het zorgvraagtype en zorglabel vermeld worden.
• Voor sommige behandelingen hebt u -op grond van de polisvoorwaarden van uw zorgverzekering- alleen recht op een vergoeding als uw zorgverzekeraar hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de zorgverzekeraar uw psycholoog om informatie vragen over de diagnose. Als u bezwaar heeft tegen deze informatieverstrekking, kunt u dit kenbaar maken door het ondertekenen van een privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat uw zorgverzekeraar geen machtiging geeft en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.
• Zorgverzekeraars mogen controleren of de administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Praktijk voor Psychologie is verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is uw toestemming niet vereist; u wordt hierover wel vooraf geïnformeerd.
• Privacystatement